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Comment faire un mailing à partir d'un fichier Excel ?

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Par Cyril, spécialiste de la thématique Excel

L'envoi de mailings à partir de fichiers Excel est une technique populaire utilisée par les entreprises pour communiquer avec un grand nombre de clients, fournisseurs ou partenaires à la fois. L'utilisation d'Excel peut rendre ce processus plus facile, plus rapide et plus efficace. Voici comment vous pouvez faire un mailing à partir d'un fichier Excel.

Étapes préparatoires

  1. Créez un fichier Excel : Votre fichier Excel doit contenir des informations précises et structurées telles que le nom, l'adresse électronique, le sujet et le corps du message de chaque bénéficiaire. Chaque colonne doit être clairement marquée.

  2. Préparez votre message: Vous devez écrire un message générique que vous allez personnaliser pour chaque bénéficiaire.

Créer une base de données dans Excel

Vous devrez créer une base de données dans Excel qui comprend des informations telles que le nom du destinataire, l'adresse électronique et toute autre information nécessaire. Les colonnes de votre tableau Excel peuvent ressembler à ceci :

  • Colonne 1 : Nom
  • Colonne 2 : Prénom
  • Colonne 3 : Adresse email

Fusion et publipostage avec Microsoft Word

  1. Ouvrez Microsoft Word et sélectionnez "Lettres et publipostages" dans l'onglet Mailing.

  2. Cliquez ensuite sur "Sélectionner les destinataires" et choisissez "Utiliser une liste existante". Vous pouvez alors sélectionner votre fichier Excel.

  3. Cliquez sur "Insérer un champ de fusion" pour personnaliser votre message avec des informations spécifiques à chaque destinataire, comme le nom ou l'adresse.

  4. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur "Terminer et fusionner" pour compléter le processus.

Mailing avec un outil d'envoi d'e-mails en masse

Il existe de nombreux outils et programmes que vous pouvez utiliser pour envoyer des e-mails en masse directement à partir d'Excel. Ces outils peuvent généralement intégrer des informations provenant de votre fichier Excel, comme le nom de la personne et l'adresse électronique, dans un message personnalisé.

Finaliser votre mailing

Une fois que vous avez terminé, assurez-vous de relire chaque e-mail pour éviter les erreurs. Assurez-vous également de respecter les règles en matière de spam lorsque vous envoyez des mailings.

Voilà comment vous pouvez créer un mailing à partir d'un fichier Excel. En maîtrisant ces étapes, vous pouvez rendre votre communication plus flexible et plus professionnelle.

Pour plus d'informations sur cette fonctionnalité et son utilisation, vous pouvez consulter la documentation officielle de Microsoft.

Rappelez-vous, un bon mailing nécessite une planification attentive, une segmentation précise des données, et un contenu engaging pour votre audience. Respectez ces principes et vos campagnes de mailing seront un succès!